当前各级监狱工器具管理更多的是借助于传统的人工管理方法和手段，数据的采集和录入一直以来都是手工操作，效率低下、差错率高。目前采用的条形码技术可以使这个情况得到很大改善，但由于条形码技术自身存在的局限性，如：已损坏、抗污性差、读取距离短等，使它们无法全方位地进入到监狱工器具管理领域的工作中。由于监狱劳动工具存在被犯人用于非法用途的风险，也非常有必要对工具进行管理。
整个系统设计遵循原则如下：
u 标准化
系统选用标准设备，主设备和外部设备均采用标准接口，同类设备互换性好，易于维修，便于扩展，符合国家和国际标准。
u 稳定可靠性
硬件选用先进、成熟、可靠的产品，是已在类似工程中使用过许多的，证明能适应室外环境的硬件。软件充分运用面向对象技术，以建立友好界面为第一追求。
u 先进性
要求采用目前最先进的软、硬件级网络技术，出错率低，兼容性强，升级容易。采用该模块式结构，扩容方便，没有重复建设投资。
u 易操作性和实时性
管理员的方便快捷的熟练操作环境感知系统，能实时掌握系统情况。
u 良好的可扩展性
系统采用模块化结构设计，能够适应不断增加的功能需求，当系统需要进行扩容时，只需简单的增加输入输出模块即可。
u 维护的方便性
通过部件化、模块化和层次化的系统规划设计，为正常使用的故障检测带来极大的方便。
